Büroautomation 2.0

Scheuringer Maximilian
5BI

Zeininger Daniel
5BI

Stimpfl Gernot

Unser Auftraggeber, die AKL Wikom GmbH, unterstützt Auszubildende während ihrer Ausbildung und vermittelt sie an Unternehmen unterschiedlichster Branchen. Die Daten der KundInnen werden bislang per Hand verwaltet und manuell in diverse Dokumente eingetragen. Da dies jedoch sehr umständlich und aufwendig ist, ist es unser Ziel, diesen Ablauf zu automatisieren.

Die Datenverwaltung der KundInnen gliedert sich in mehrere Teile. Zum einem werden die Daten der Auszubildenden, den sogenannten AquA (Arbeitsplatznahe Qualifizierungen für Arbeitslose) – TeilnehmerInnen und den Unternehmen bzw. Firmen erhoben und zum anderen werden aus den daraus resultierenden Daten Ausbildungen erstellt und zugewiesen. Diese Daten werden anschließend in die Dokumente eingetragen, die für den Ausbildungsprozess benötigt werden. Dieser gesamte Prozess wurde bisher manuell und per Hand erledigt und soll in Zukunft automatisiert werden.

Zum Verwirklichen dieses Projektes haben wir zwei Systeme entwickelt. Ersteres ist für die Datenerfassung und -verwaltung zuständig und ist online auf einer Internet-Webseite verfügbar. Das zweite System ist lokal auf den Rechnern der MitarbeiterInnen installiert und ist für die Dokumentengenerierung (für die Eintragung der Daten in die Dokumente) verantwortlich.

Über die Internetseite können die MitarbeiterInnen, nachdem sie sich eingeloggt haben, die Daten der KundInnen eintragen und verwalten, das heißt bearbeiten und löschen. Zudem kann über eine Kundenübersicht einfach auf die Daten zugegriffen werden. Weitere Features der Webseite sind eine To-Do-Liste für die MitarbeiterInnen sowie ein Terminkalender, in dem anstehende Termine eingetragen werden.

Das lokale Programm enthält die Dokumentengenerierung, mit der es möglich ist, die auf der Webseite erhobenen Daten in die gewünschten Dokumente eintragen zu lassen. Die generierten Dokumente mit den eingetragenen Daten können im gewünschten Pfad bzw. Ordner abgespeichert werden.

Diese beiden neuen Systeme erleichtern die Arbeit der MitarbeiterInnen und nehmen ihnen die aufwendige und anstrengende manuelle Eintragung der Daten in die Dokumente ab.