Elternsprechtagsplanung 2

Da in unserer Schule jedes Jahr ein Elternsprechtag durchgeführt wird, wurde ein System entwickelt, welches die Zuordnung der Eltern zu den jeweiligen Lehrern erleichtern sollte. Dabei wurde allerdings nur eine Verplanungsvariante erstellt und verwendet.Unsere Aufgabe liegt darin dieses System mit Hilfe von Evolutionären Algorithmen zu erweitern und mehrere verschiedene Verplanungsvarianten zu erstellen, in welchen die Eltern den Lehrern zugeteilt werden. Die einzelnen Varianten werden nach der Anwesenheitszeit der Eltern bewertet.Unser Ziel ist es, verschiedenste Anordnungen der Eltern zu den einzelnen Lehrern  durchzuprobieren, sie zu bewerten und eine möglichst gute Einteilung mit nur wenigen Wartezeiten für die  Eltern zu erreichen. Ein weiteres Ziel ist die Gesamtanwesenheitszeit aller Eltern, welche mit dem alten Elternsprechtagsplanungssystems entstanden ist,  zu unterschreiten.

Die benötigten Daten werden in unser System importiert. Die durch unsere Vertauschungsmechanismen erstellten Verplanungsvarianten werden in Tabellen abgespeichert. Die Verplanungsvarianten werden aufgrund der Anwesenheitszeiten der Eltern bewertet und die besten Varianten werden weiter modifiziert. Pro Durchlauf werden 20 dieser Reihenfolgen entwickelt. Als Endbedingung haben wir eine dynamische Generationenanzahl gewählt, welche man im Programm eingeben kann. Die beste entwickelte Verplanungsvariante wird in die Tabellen des alten ESP Systems exportiert.

Every year there is a parents’ afternoon in our school. This event gives the students ‘ parents the possibility to talk to the teachers . It usually takes a lot of time to make the schedule s manually. Because of that a few years ago a program was developed which should make the appointments for parents and teachers automatically. This program has been used for several years now and it has made scheduling less difficult. The program has so far created only one schedule which has been used for parents and teachers.
Our task was to extend the existing system in order to minimize the time the parents have to be attending. The objective was to create more than only one schedule and to evaluate the different arrangements/ appointments. The basis of evaluation was the interval between the visits. This time should be as short as possible. The schedule with the shortest possible intervals between the visits should be used at the parents’ afternoon.

At first the students have to register for the parents’ afternoon. Every student is allowed to register his/ her parents to visit five teachers. They are also allowed to declare a certain period of time in which their parents are going to come to school. This time should be at least two hours. The input of data happens via the internet. If one teacher has too many visits he/she has to cancel some appointments. This is saved in a database on the server and also stored on a local computer. Then the newly revised program is started. The data which is needed is imported. Now the program creates 20 different schedules which are stored in tables. These schedules are validated due to the time the parents have to be in school.
The five best schedules are modified again and 20 new schedules are created. This is to be continued until a dynamic number of cycles which can be defined in our program is arranged. The best schedule which is detected is exported into the database. The database is copied on the server again and the students, parents and teachers can have a look at their schedules.