Gemeindebuchhaltung – Gemeinde Hallwang

Die Gemeinde Hallwang (Salzburg) gab zu Schulbeginn ein Projekt an die HTL Neufelden aus. In diesem Projekt geht es um die Umstellung ihrer kameralen Buchhaltung in eine doppelte Buchhaltung, welche in Form einer Diplomarbeit der Schüler durchgeführt wurde.

Die Arbeit am Projekt teilte sich grob in zwei Teilbereiche:

Phase 1: Finden der Zusammenhänge des alten Systems (Kameralistik) und des neueren Systems (der Doppik):

Wir mussten uns zuerst über die Kameralistik informieren und uns mit ihr auseinandersetzen. Als Grundlage diente eine Excel-Tabelle, in der alle Posten, die in der Gemeinde Hallwang aufgezeichnet werden, aufgelistet sind, sowie die Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung 1997. Die passenden Konten der Doppik, die zu den Posten der Kameralistik passen, mussten gefunden und schließlich zugeordnet werden.

Phase 2: Implementieren einer Software mit folgenden Funktionen:

Auslesen der Daten aus der Excel-Tabelle und selbstständiges Zuordnen ( mittels Zuordnungsregeln) von Posten der Kameralistik zu Konten der Doppik. Dadurch wird der langwierige Eingabevorgang reduziert. Die Daten werden in einer Datenbank gespeichert.

– Aus diesen Daten erstellt das Programm eine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.

– Verwaltung eines Regelsystems. Diese Regeln werden zur Überleitung der Posten zu Konten verwendet.

Ergebnis des Projekts:

Aus den gegebenen Posten der Kameralistik entsteht ein Jahresabschluss in doppischer Form. Dessen Inhalt bietet einerseits einen Grobüberblick über die Kontenklassen, sowie eine Detailansicht der einzelnen Konten.

At this year’s beginning, the commune of Hallwang gave a mission to the HTL Neufelden. This mission comprised the conversion of fiscal accounting (cameralistics) to a double entry bookkeeping in terms of the working pupil’s diploma thesis.

The work was roughly divided into two parts:

Phase 1: Finding the coherences between the old system (cameralistics) and the new system (double-entry accounting):

We had to inform us about the cameralistics and grapple with it. The Excel file we got from the commune contains all entries they are using right now. The right accounts of the double entry bookkeeping had to be found and assigned to the cameralistic entries.

Phase 2: Implement a computer program with following functions:

Reading the data out of the file we got and attaching the entries to the right accounts. This function reduces the user’s work a lot. All of the data will be saved in a database.
– With that data the program makes a balance sheet and the profit commission statement.

– Rule administration. The rules are used for assigning the entries to accounts.

Main aim of the project:

Out of the given Excel file, an annual financial statement of double entry bookkeeping was made. The content of this statement is split up into two parts: A rough overview of the account categories and a detailed view of each single account.