Regionales Informationssystem – CMS basierendes Portal für Gemeinden

Problemstellung
Die Firma mieX ist an die HTL Neufelden herangetreten, um ein Web-Content-Management für ein regionales Informationssystem zu erstellen.Es soll ein Web-Content-Management-System entwickelt werden, mittels dem es einem Gemeindemitarbeiter ermöglicht wird, Internetseiten selbstständig (ohne Zutun einer weiteren Instanz z. B. in Form eines Administrators) zu erstellen und zu pflegen. Dadurch soll eine Verringerung der Arbeitsschritte bei der Pflege von Internetseiten, sowie eine Verbreiterung, Verbesserung und höhere Aktualität des Internetauftritts einer Gemeinde erreicht werden. Das Web-Content-Management-System soll auf einem Webserver laufen und mittels einer Datenbank die Internetseiten der teilnehmenden Gemeinden verwalten. Es soll vollständig über einen Internetbrowser bedienbar sein. Für die Benutzung des Produktes dürfen nur Grundkenntnisse im Umgang mit dem Computer vorausgesetzt werden aber auf keinen Fall die Kenntnisse in einer Programmier- oder Auszeichnungssprache. Für die Mitarbeiter mit höherer Sicherheitsstufe sind Schulungen bzw. Einweisungen vorgesehen. Generell sollte möglich sein: Allgemeine Gemeindevorstellung, News System, Bürgerformulare, Gästebuch Kontakt, Forum, Kalender

Zielsetzung
Es soll ein CMS System erstellt werden, das ermöglicht, Homepages von verschiedenen Gemeinden getrennt zu verwalten. Dies senkt den Verwaltungsaufwand für den Betreiber des Systems.Für die Benutzung des Produktes dürfen nur Grundkenntnisse im Umgang mit dem Computer und auf keinen Fall die Kenntnisse in einer Programmier- oder Auszeichnungssprache vorausgesetzt werden. Somit ist gewährleistet, dass jeder die Homepage verwalten und aktualisieren kann.Den Gemeinden stehen verschiedene Benutzergruppen mit unterschiedlicher Rechteaufteilung zur Verfügung. Durch diese Voraussetzung kann die Gemeinde selbst bestimmen, wer welche Rechte zum ändern der Homepage besitzt.Um einer Vereinheitlichung der Homepages die von einem System verwaltet werden vorzubeugen, stehen zwei verschiedene Templates zur Verfügung.  Weitere Voraussetzungen: Das System soll eine benutzerfreundliche Menüführung aufweisen. Dies erleichtert die Bedienung der Homepage und bietet ein freundlicheres Auftreten. Die Aktualität der Inhalte spielt eine sehr wichtige Rolle.  Es ist oft der Fall, dass Homepages nicht auf dem aktuellsten Stand sind, dies lässt sich auf die aufwendige Wartung zurückführen. Durch die einfache Verwaltung der Inhalte ist gewährleistet, dass die Homepage schnell und einfach aktualisiert werden kann und somit ein besseres Auftreten nach außen hin bewirkt.Dadurch, dass die Daten in einer Datenbank zentral abgespeichert werden, tritt keine Redundanz auf. Gleiche Inhalte auf verschiedenen Seiten werden aus der Datenbank ausgelesen und angezeigt.

Projektablauf
Der erste Schritt des Projektes war sich mit dem Thema CMS vertraut zu machen. Wir mussten lernen welche Vorteile es hat eine Homepage mit einem CMS System zu verwalten. Innerhalb dieses Schrittes untersuchten wir verschiedene CMS Systeme ob sie für das Projekt geeignet sind. Unsere Wahl fiel auf das System von Typo3. Typo3 wies umfangreiche Möglichkeiten auf, um das System zu erweitern.Nach der Ausarbeitung des Themas CMS präsentierten wir in der Schule unsere Ergebnisse.Durch die positive Rückmeldung von unserem Projektbetreuer und der Übergabe des Lastenheftes erhielten wir die Berechtigung das System zu realisieren.Nach der Übergabe erstellten wir unser Pflichtenheft.Durch die Ausarbeitung des Themas CMS und der Auswahl des Systems Typo3 erhielten wir schon einen kleinen Einblick in das Programm. Ein weiterer Schritt war die Installation aller erforderlichen Programme und Extensions (Programmteile von Typo3). Im Laufe der Entwicklung folgten natürlich noch weitere.Nach der Einarbeitung und einem groben Konzept begannen wir mit dem Entwurf der Homepages. Was sollte wie dargestellt und realisiert werden. Es war natürlich notwendig eigene weitere Extensions zu programmieren, da das Angebot zwar groß ist, aber nicht auf unsere Bedürfnisse abgestimmt war. Sämtliche Bestandteile unseres Systems waren bis jetzt auf das lokale System ausgelegt. Jetzt mussten wir alles auf dem Server der Firma mieX installieren. Natürlich mussten die Extensions und das System getestet werden ob alles auf dem Server funktioniert. Die Dokumentation unseres Projektes war sehr wichtig. Wir mussten sämtliche Funktionen erläutern und erklären, damit sie einfach und ohne viel Aufwand für die Mitarbeiter einer Gemeinde nachvollziehbar sind.

Ergebnis
Das fertige CMS System wird Anfang Juni 2007 dem Auftraggeber übergeben.

Verwertbarkeit
Diese Software ist bestimmt für die einfache Verwaltung von Homepages mit verschiedenen Benutzergruppen und Rechten. Verschiedene Homepages können zentral verwaltet werden. Die Daten werden aus einer Datenbank gelesen. Benutzer der einzelnen Gemeindehomepages erhalten nur Einblick in ihre Daten und Seiten.Der große Vorteil dieses Systems ist, dass Homepages sehr schnell und einfach geändert und aktualisiert werden können.Es sind nur Grundkenntnisse in der EDV notwendig um das System bedienen zu können.

Systembeschreibung
Der  Gemeindemitarbeiter erhält Zugangsdaten mit denen er sich über das Internet in das System einloggen kann. Je nach dem welcher Benutzergruppe er zugeteilt ist, erhält er verschiedene Rechte auf der Gemeindehomepage. Er kann dort sämtliche Datensätze, Plugins und Seiten anlegen, bearbeiten und je nach Benutzergruppe auch löschen. Die Einstellungen für das Template hat der Administrator zu erledigen.

Presentation of the Problem
The Company mieX asked the HTL Neufelden, for creating a regional Web-Content-Management-System.With this Web-Content-Management-System, it should be possible for a normal corporation worker to create and keep internet sites updated without any help from other people (for example an administrator).So our first aim was to reduce working steps for keeping internet sites up to date, or simply make them better.The Web-Content-Management-System should work on a Webserver. It is connected with a database where all data from the internet sites are stored. It should be possible to handle the system only with a normal internet browser. Every person who works with the system only needs basic knowledge in using the computer and no knowledge in any programming language. If there are corporation employees with a higher security level they get trained in the required field.Generally it should be possible: general presentation of the corporation, news system, forms, guestbook, contact information, forum, calendar.

Objectives
The basic aim is to create a CMS system, which is able to administer several corporation homepages.The different corporations can be managed independently from each other. This should reduce the administration time for every corporation. For the use of this product every employee only needs basic knowledge in using the computer and no knowledge in any programming language. Now it is ensured, that everybody is able to administrate the sites and keep them updated. Every corporation has several user groups with different security levels at one’s disposal. With this condition every corporation is able to decide on their own who has which rights to edit the homepage.To avoid standardized homepages which are administrated with one system, we offer two different designs for all pages.Further conditions:The system should have a user friendly menu architecture. So the usability of the homepage is higher and it offers a friendlier appearance.Homepages are very often out of date. This is based on a lot of work which is needed to keep them updated.With the easy handling of our system, contents could be updated very fast and easily. The result is a better presentation to every visitor.All contents are stored in a database, so it is ensured that there is no redundancy. Similar contents on different pages are read out from the database and can be displayed on the pages.

Project schedule
Our first steps to realize this project was to find something about CMS generally. We had to learn the advantages of using such a system. Within these steps we examined different CMS, if we are able to realize the product. The decision was easy, so we chose typo3.Typo3 offers a lot of possibilities to extend the system. After finishing the work in we had to present our results in school.With positive replies from our project manager and the handover from the specification sheet we started to realize the Web-Content-Management-System. First we had to create our functional specification sheet.The next step was to install all programs and extensions we needed to realize the system. Extensions are single program parts from typo3 to extend the system. After some familiarization and a rough plan we started to make the design of the homepage. We decided on what should be displayed and how it should be displayed.We also had to program our own extensions. There are a lot of extensions available in the internet, but not every extension could be taken for our system.All parts of our system were programmed and designed on our notebooks. We started to install the programs on the server from the company mieX. Some tests revealed mistakes we made in the programming phase.The documentation of our project was very important. We had to explain every function. They should be easy to understand, because every employee from the corporations should be able to know what we meant without spending too much time on understanding.

Result
The final CMS System can be handed over at the end of Mai 2007.

Practicability
This software is specified to administer different user groups.Various homepages can be administered centrally. Users of several corporation homepages can only see their own data.The biggest aim of this software is that homepages can be edited and updated very fast.Users only need basic knowledge in computing to handle this program.

Description
Corporate employees log on the system via the internet. They get their access data from the company mieX. Depending on the user group the employee has different rights.There he/she is able to create, delete and edit data, plugins or sites.Configurations regarding the template are done by the administrator.