Flexible Budget- und Leistungsauswertung

Problemstellung:
Die Aufgabenstellung war, ein Programm zu entwickeln, das flexible Budgetauswertungen auf Basis verschiedener Kalkulationsmodelle, die für einzelne Kostenstellen von Arcus Sozialnetzwerk gelten, erstellt. Dieses Programm soll bereits bestehende Ist-Werte aus dem Buchhaltungs- und Kostenrechnungsprogramm (Mesonic WinLine) über eine Datenbank auslesen und je nach Auswahl der gewünschten Parameter in einer übersichtlichen Form und einem entsprechenden Layout ausgeben. Ein weiterer Punkt der realisiert werden soll, ist die Hochrechnung der Kosten für das restliche Jahr, ausgehend von den bisherigen Istwerten.

Jedoch soll es auch möglich sein, beliebige Kostenarten (z.B. Investitionen) in dieser Hochrechnung zu vernachlässigen, um eine realistische Gesamtjahresauswertung zu erzielen.

Zielsetzung:
– Es soll eine Auswertung der Budgetdaten mit Hilfe der Arcus Stammdaten (Ist-, Soll-, Plandaten) generiert werden.
– Dabei sollen folgende Punkte beachtet werden:
-Erstellung von Kalkulationsmodellen
– Erstellen von Hochrechnungen
– Erstellen von Budgetierungen (Budgetplanungen)

Weiters sollen folgende Punkte gewährleistet sein:
– Zuverlässige und exakte Werte, sowie Berechnungen
– Auslesung, sowie anschließende Berechnung und Zusammenfassung bestimmter Daten
– Optimierte Datenbankzugriffe um Zugriffszeiten zu minimieren
– Hochrechnungen müssen erstellt werden können
– Budgetierungen müssen erstellt werden können
– Auswertungen müssen erstellt werden können
– Export des Berichtes in Formate wie Excel

Projektablauf:
– Erfassen der Problemstellung, sowie Einarbeitung in die firmeninterne Budgetstruktur
– Planung des Datenbank- und Programmaufbaus
– Realisieren der Kernfunktionen des Programms
– Absprachen mit dem Auftraggeber
– Detaillierter Programmentwurf
– Testphase mit Programmkorrekturen

Ergebnis:
Das fertige Programm wurde im Mai 2009 dem Auftraggeber übergeben und wird seit diesem Zeitpunkt regelmäßig eingesetzt.

Verwertbarkeit:
Das Programm wird regelmäßig zu Kalkulationszwecken, Hochrechnungen, Budgetierungen, sowie Auswertungen im Controlling-Bereich des Unternehmens eingesetzt.

Systembeschreibung:
Das Programm setzt sich aus mehreren Funktionen zusammen. Die Hauptfunktion besteht darin, Kalkulationsmodelle zu entwerfen. Diese sind Vorraussetzung für die weiteren Funktionen wie Auswertung, Hochrechnung und Budgetierung. Die Daten für diese Modelle werden aus der bestehenden Datenbank von Arcus übernommen und entsprechend zusammengefasst.

Über die Auswertung können Berichte erzeugt werden, die anschließend der Geschäftsführung vorgelegt werden.

Presentation of the problem:
The task was to develop a software program, which generates flexible calculation reports based on different calculation models. These calculation models contain cost centres from the social network Arcus.

The program should read the real costs from the existing database of Arcus. These data should be displayed based on inputed user parameters.

In addition to that, the program should realize expectation calculation for the rest of the year. For that the actual cost values are needed.

It should also be possible, to ignore particular cost types (f.e. investions) in these expectation calculation to have realistic results.

Objectives:
– Generate reports of budgetary data based on root data from Arcus.
– The following points should be considered:
– Create calculation models
– Create expectation calculation
– Create budgetary calculation (budgetary plans)

Furthermore, the following points should be warranted
– Reliable and exact values and calculations
– Optimal database access to minimize access times
– Expectation calculation
– Budgetary calculation
– Calculation reports
– Export functions to other applications

Project schedule:
– Get information about the problem, analyse the internal company budgetary structure
– Planning the structure of the database and the program
– Realize the basic functions of the program
– Arrangement with the employer
– Detailled program design
– Phase of testing and correction

Results:
The end version of the program was installed for the employer in May 2009. It is used regularly since these date.

Usability:
The program is regularly used for calculation, expectation calculation, budgetary calculation, reports in the controlling area of the company.

Description:
The program exists of different functions. The main function is to design calculation models.

These calculation models are needed for other functions like, reporting, expectation and budgetary calculation. The data for these models are summed up from the core database of the social network Arcus.

The created reports will be presented to the entrepreneurship.