Verwaltungssystem für Jack Wolfskin Stores

Die Up North Handels GmbH besteht derzeit aus 5 Jack Wolfskin Stores. Ziel der Diplomarbeit ist es die Kassen, die Mitarbeiter sowie die Lager der Stores zu verwalten und eine firmeninterne Homepage zu gestalten.

Von einer bereits vorhandenen, externen Datenbank werden die notwendigen Zugangsdaten zur Verfügung gestellt. Die Daten der verschiedenen Stores sollen jeden Tag automatisch in eine neue, interne Datenbank gespeichert und ausgewertet werden.

Weiters soll ein Webzugriff entstehen um von überall auf die wichtigsten Daten Zugriff zu haben. Bei der Anmeldung bekommt die jeweilige Person verschiedene Rechte auf die Unterlagen. Das heißt Mitarbeiter mit Sicherheitsstufe 1 können sich zum Beispiel nur ihre Daten ansehen.

Außerdem sollen die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter ausgerechnet und ein Zeitplan erstellt werden. Dadurch sollen automatisch der Zeitkontostand des jeweiligen Mitarbeiters berechnet werden.

Weiters soll eine Zusammenfassung der Einkäufe aller Stores, beziehungsweise der Lager entstehen. In dieser Zusammenfassung soll ein Warnsystem integriert werden das auf niedrige Lagerstände hinweist und automatisch den zuständigen Mitarbeiter warnt. So kann rechtzeitig nachbestellt werden. Die wichtigsten Auswertungen sollen mit Hilfe von Microsoft Office Excel durchgeführt werden. Außerdem soll eine Auswertung der Verkaufszahlen der einzelnen Produkte entstehen, umso den Einkauf zu optimieren. Mitarbeiter sollten auch die Möglichkeit bekommen Retourwaren über dieses System verwalten zu können. Die Feststellung eines Trends soll somit ermöglicht werden.

Umfang der Diplomarbeit
Im Rahmen der Diplomarbeit sind folgende Aufgaben durchzuführen:

Kassenverwaltung
– Auswertung der Daten in Form von Diagrammen und Tabellen
– Vergleiche von verschiedenen Stores
– Vergleich von budgetierten und erreichten Umsatz
– Zeitliche Entwicklung des Unternehmens

Mitarbeiterverwaltung
– Mitarbeiter „klicken“ auf einen Button am PC im Store um ihre Anwesenheit, Pausen, etc. einzutragen
– Anwesenheitszeiten und in weiterer Folge Zeitkontostand berechnen
– Ausgabe in einer Wochenübersicht
– Erstellen von Wochenplänen
– Urlaubsplanung

Lagerverwaltung
– Integriertes Warnsystem das auf niedrige Lagerstände hinweist
– Auswertung der Verkaufszahlen von Produkten um den Einkauf zu optimieren

Webzugriff
– Zugriff auf die wichtigsten Daten von überall
– Anmeldemöglichkeit mit verschiedenen Zugriffsrechten
– Dateiupload und –download
– Firmeninterne News

Retourwarenverwaltung
– Interaktiver Eingriff durch den Mitarbeiter
– Aufzeichnung des Grundes einer Rückgabe – Feststellung eines Trends
– Datensammler „sammelt“ die benötigten Daten jeden Tag nach Kassenschluss aus den Datenbanken der einzelnen Stores
– Überprüft und speichert die Daten in der internen Datenbank
-Ausführung jeden Tag automatisch nach Kassenschluss

The Up North Handels GmbH comprises five Jack Wolfskin stores. The aim of the diploma project is to manage sales figures, employee data and stock of the stores. Furthermore, a company- internal homepage should be designed.

The necessary data stems from an already existing database. The access data was provided by the IT department of Jack Wolfskin. The data of the different stores should be added automatically into a new, internal database.

A homepage should also be created, for enabling access to important data from anywhere. After login, different users get different access privileges. In other words, an employee with security-level 1 can only see his own data.

Moreover the attendance time of each employee should be registered and analysed. The result should be displayed in a weekly schedule.

Also a summary of the purchases and stock data should be realized. An alert system should be built in for warning the responsible employee when the inventory is low. Thus the product can be reordered in time.

The most important analyses should be realized by using Microsoft Office Excel. For optimizing purchase, the sales figures should be analysed.

The employees should also get the chance to record restitutions for detecting trends.

Extent of work
The following features had to be implemented:

cash administration
– analyses of the data in form of diagrams and tables
– comparison between different stores
– comparison between expected and realized profits
– temporal development of the company
– employee administration
– Employees “click” on a button for recording their attendance time, breaks, etc.
– calculating attendance time and time balance
– display in a weekly schedule
– planning of weekly schedules
– holiday planning

stock administration
– integrated alert system, which indicates low inventory
analyses of the sales figures of products for optimizing purchase
homepage
– access to important data from anywhere
– login with different access privileges
– upload & download of files
– company – internal news

restitution administration
– interactive intervention of the employee
– record of the reason of restitution – detecting trends
– data collector „collects“ the necessary data from the databases in the several stores every day after closing time
– verifying, validating and saving of data into the internal database
– automatical execution daily